Wewill コンサルティングサービス 
6ヶ月間でバックオフィスをデジタル化、変化に強いバックオフィスへ

変わろう、Wewillと一緒に。

中小企業の問題点

 2020年初頭から始まった新型コロナウイルスの蔓延下において、業務のデジタル化やリモートワーク化が、特に多くの人が集まる必要があった都市圏、大企業において業務遂行にあたり必須となり対策が進みました。その結果、これら業務のデジタル化、リモートワーク対応は労働生産性を高めるために有効な手段として認識される事となり、結果として都市圏、大企業における業務のデジタル化、テレワーク化は恒常的な活動として定着しつつあります。

 一方、中小企業、特に人口密集地でない地域に拠点を置く中小企業では、蜜を避ける等のアナログ的な手法により、新型コロナウイルスはなんとか乗り越えることができました。また、中小企業においてはデジタル化という変化適応のプロジェクトをマネジメントできる人材がいないことが多く、これらの結果としてこの2年間においても業務のデジタル化やテレワーク化が進んでいないという現状となっています。実際に弊社が拠点を置く浜松市における電話調査 (※1)においても、それなりの売上規模がある企業においてすら、およそ79%が現状維持、デジタル化やテレワークに取り組みをまったく行っておらず、今後も取り組む予定はないと回答しており、検討すると回答している企業が10%、明確に取り組む、発展させるという回答は11%という状況でした。

 こういったレポートから、中小企業において業務のデジタル化は「重要だけど緊急でない」課題であり、「どこから手を付けてよいか分からない」「投資対効果がわからない」という理由で、対応が後回しにされている様子が分かります。人が集中してしまう都市圏や大企業と違って、新型コロナウイルスの蔓延は、多くの中小企業の業務のデジタル化、テレワーク等の働き方改革にとって、何かを変化させなければならない、という面では強制力にならなかったと言えるのではないでしょうか。

 しかしながら、バックオフィス、事務の専門家集団としてWewillがお伝えしたいことは、そんな中小企業も業務のデジタル化を進めなければいけない環境の変化が迫っている、という事実です。

急速に求められる変化

 その一つが、2023年10月から始まるインボイス制度です。例えば、インボイス制度では、登録事業者番号が必須となり、その番号が消費税の仕入税額控除が可能な取引先であるかを確認しなければならなかったり、3万円未満の領収書の保管が必須になる事に伴い、領収書が得られない鉄道交通費等、特定の費用については特例として証憑が不要である旨等を帳簿に記載しなければならなくなるなど、現場事務工数の増大が予想されています。(※2)

 これらの対応として、現在は使い勝手のよい多くのSaaSがあり、業務の流れを整理する中で、これらのSaaSを上手く組み合わせて業務設計することで、インボイス対応をある程度自動化する事ができます。反対に言うと、こういった業務のデジタル化を行わない限り、もともと少ない事務スタッフで業務を遂行している中小企業では、インボイス対応による事務量増大に耐えられないのではないかと私たちは考えています。

 また、このインボイス対応を進めるにあたり、同時に発生している重要な変化として、「デジタルインボイスのデータフォーマットの統一化(Peppol)」が2022年の秋以降に立ち上がるという動きがあります。(※3)

 Peppolの普及により、請求書等の取引データが会計システムの違いを超えて、広く多くの会社間で、メールのようにデータとして流通するという、大きな構造変化が目の前に迫っています。既存のSaaS等がこの動きに対応することが予定されており、中小企業はこれらのSaaSを活用することでPeppol対応を進めることができ、そういった意味でも既存のSaaSを活用した業務のデジタル化は中小企業にとってとても大きな「資源」と言えると思います。
 
 これらのSaaS活用による業務のデジタル化、そしてインボイス対応により、実は自然な形で電子帳簿保存法にも対応が可能になることもあり、既存SaaSの活用知識を得、デジタルを前提としたBPR(ビジネスプロセスの再設計)を適切に行えば、中小企業の業務のインボイス対応、Peppol対応、電子帳簿保存法対応をスムーズに行うことができます。そしてそれだけではなく、これら一連のBRPを通じて、バックオフィス業務を大企業並みにデジタル化する事はまったく不可能ではありません。むしろ、SaaSを適切に活用する事で、中小企業のほうが大企業よりも業務のデジタル化、働き方のアップデートはしやすいと考えています。


※1 2022年3月 実証実験 浜松テレワークパーク実現委員会「浜松テレワークパーク総括レポート」より
※2 国税庁 インボイス制度一問一答 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/qa_invoice_mokuji.htm
※3 EIPA デジタルインボイス推進協議会 https://www.eipa.jp/

ここで、変化を取り入れた事例を1件紹介します。

実践事例

丸八不動産グループ様

浜松市を中心に約13,000戸ものマンション・アパートを管理している不動産会社。

コンサルティング前

管理棟数が増えるとともに、入金管理や入退去にかかる経理業務も増加。毎年、繁忙期である1月から4月には退去・引っ越しが重なり、経理業務が圧迫されているとのことでした。

また膨大な経理作業を毎月毎月繰り返すことにより、だんだんと業務が属人化してしまった部分もあったそうです。
課題意識がありながらも、何から着手すればいいのか分からないような状態だったとのこと。

コンサルティング後

Wewillへ経理業務の整理と再構築を依頼したことで、毎月1,000枚近く整理管理していた証憑をペーパーレス化し、丸3日かかっていた請求書の突合作業が1日以内で完了するまでになりました。

またWewillと協働が始まってからは、社内の経理部門内みずから『業務を改善していこう!』という気運が高まり、We willとのパートナーシップが社内の意識変革のきっかけにもなった、という嬉しいお言葉もいただきました。

事例詳細についてはこちらをご覧ください。

その他の事例:
三遠ネオフェニックス様 業種:スポーツ
株式会社eve autonomy様 業種:自動運転車両による自動搬送サービス

あなたの会社は今の流れに、「適応」 できていますか?

 技術の変化、法律の変化、社会的価値観の変化といった、激しい変化の中で、私たちはこれらの新しいあらゆる変化に「適応」していくことが求められていると考えています。単に法令等の変化に「対処」することに留まらず、これらの変化を取り入れて、さらに未来に向けてより強くなるという「適応」をすることが重要だと考えています。

適応」 するということ

 変化というのは、次々と連鎖的な変化として加速度的に発生していきます。インボイス制度が導入されることになり、Peppolという変化が生まれ、そしてPeppolが生まれた事で企業間取引の構造そのものが変わっていくように、変化は連鎖的、加速度的に発生していきます。中小企業もデジタル化や働き方の変化という連鎖的な環境の変化に「適応」していく必要があります。変化に対し一つ一つ個別に対処するのではなく、複合的に捉えて本来どうあるべきかを試行錯誤する事で、結果として企業としてのしなやかさ、強さを手にすることができます。この試行錯誤の速さが十分に速くないと、環境の変化に追いつけない状態となってしまい、相対的に弱い企業となってしまいます。変化に適応していくためには、試行錯誤のスピードをあげ、常に変わっていく仕組みや企業体質が必要となります。

 適応への試行錯誤を行い続ける企業体質になることによって、今後の変化に対しても柔軟に適応し続けることが可能となります。しかし、これまで変化が求められなかった多くのバックオフィスのメンバーにとって変化することは未知の世界。 Wewillはあなたの会社とあなたの会社の社員と協働し、適応への道の最初の1歩から伴走し、変化適応を文字通り「一緒に」成し遂げることを大切にしています。

「協働解決モデル」という名の6ヶ月の旅

 Wewillのコンサルティングサービスは変化適応の仕組みや体質を創る事の入り口であり、お客様の業務を理想的な形にするため、本質的な体質改善を6ヶ月で行いつつ、協働解決モデル(継続的に外部と協業していける状態)に以降する事を目的としています。

「協働解決モデル」へ移行するための初期導入コンサルティングサービス

 中小企業の多くは業務改革をしたいと思っても、どこから手を付けていいかわからないという問題を抱えているのではないでしょうか。また、事務経理の現場は現在の仕事をこなすことで手一杯で、変化適応も担ってもらうことは難しいという現実があります。

 そこで、変化に適応するためには外部との協働がキーとなってきます。Wewillでは、協働解決を目的とし、お客様と共に変化適応をしていきます。お客様の現場に実際に入り、業務を把握し、変化適応プロジェクトの目的を共有しながら、実際の現場の業務軽減方法を考え、提案しPDCAを毎月繰り返し行い、現段階で最適な状態に業務を近づけていきます。Wewillがお客様の従来業務の一部を請け負ったうえで、お客様の現場メンバーと一緒に業務を可視化していきます。そして、どういったツール、Saasが最もフィットするかを判断し、セットアップを行っていきます。この一連の6ヶ月の旅は、単なる作業の切り出しではなく、属人化をどう防止するかや、不正防止の観点、そして業務を継続的にアップデートできる仕組みづくりにつながるものです。そして、この旅を通じてお客様の現場メンバーが変化していく事の楽しさや重要性に気付き、バックオフィスを司る者としての誇りや気概を取り戻していきます。

「事務員」を「ナレッジワーカー化」 してあなたの右腕に

 幸いにも、業務系SaaSが2015年以降に急速に発展し、現在、Peppol後を睨んだ各社がサービス開発を進めています。つまり中小企業もSaaSというツールを活用することにより、低コストで時代の変化に適応することが可能となっています。

 しかし、中小企業にはテクノロジーの変化、法令変化等の業務要件の変化の両方に適応するためのプロジェクト、つまり変化適応をマネジメントできる「ナレッジワーカー」が現場にいることは稀です。SaaSという道具があってもそれを使える人材がいないというのが現状です。現に中小企業で、各種SaaSの本質的な価値を引き出し、業務をアップデートさせている例は多くありません。

 この理由は、中小企業の現場事務員の能力が低いからではありません。限られた事務現場で、常時雇用できるバックオフィス人員数に限りがある中小企業では、バックオフィス人材のキャリアパスは構造的に設計できない、というのが根本的な理由です。しかし、これからの時代、「事務員」「ナレッジワーカー化」が不可欠となってきます。経営が時代への変化適応への試行錯誤へ舵を切ったときに、これを支えるナレッジワーカーがどうしても必要です。

 ナレッジワーカー化をするためには、事務を集約し、バックオフィスの知見を集約し、課題への適応力を磨きつづけられる場を作ることが必要となっています。その仕組みをWewillは提供しています。Wewillが提供する「協働解決モデル」を通じて、お客様に必要なナレッジワーカーを提供するとともに、お客様の現場メンバーが「事務員」から変化適応をマネジメントできる「ナレッジワーカー」に成長していくことを実現しています。

 Wewillと協業し続けることで、皆さんの会社のバックオフィスを担う一人一人が、Wewillと協働して実務を行い続ける事で、学び続け、変化に強い人材になっていく仕組みを私たちは提供しています。みなさんの会社の「事務員」が「ナレッジワーカー」となり、皆さんの会社の価値創出に積極的に参加してくれている状況を想像してください。私たちがコンサルティングサービスを通じて真に実現したいのは、単なるバックオフィスのデジタル化を超えて、そんなマインドの変化を、お客様のバックオフィス現場にインストールすることです。

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