管理物件数は13,000戸を突破、経理業務を効率化しサービスの付加価値を高めたい|丸八不動産グループ様

利用サービス:BPO、業務改善コンサルティング
事業規模:法人、100~500名
業種:不動産

浜松市を中心に約13,000戸ものマンション・アパートを管理する丸八不動産グループ様。細やかな管理業務とリノベーションをはじめとする建物資産の付加価値向上施策が好評を呼び、管理棟数を伸ばしています。

管理棟数が増えるとともに、入金管理や入退去にかかる経理業務も増加。毎年、1月から4月の繁忙期には退去・引っ越しが重なり、経理業務が圧迫されていました。

業務の拡大とともに増えてしまう経理業務をどのように効率化していったのでしょうか?丸八不動産グループ監査役の山浦 忍様(以下、山浦様)とグループ総務経理部 経理課長、渡邊 真也様(以下、渡邊様)にお話を伺いました。

13,000戸を超える物件管理、繁忙期には経理作業も膨大に

写真右:山浦様、写真左:渡邊様

丸八不動産グループ様は、マンションの建設販売および不動産サービスを行う丸八不動産株式会社を筆頭に主要5社を抱えています。その中の株式会社丸八アセットマネージメントでは、物件オーナー様に代わり13,000戸を超えるマンション・アパートを管理しています。物件の保全や家賃の集金代行、リフォームなどが提供サービスです。

丸八不動産では「アートのある暮らし」を提案するアートフォルムシリーズを展開
出典:丸八不動産株式会社公式HP

株式会社MSレンタルでは不動産仲介業を取り扱い、「アパマンショップ」のフランチャイズ店舗を県内10箇所に展開。ほか、LPガスの供給を行う株式会社MSエネルギーや、建築関連の総合コンサルティングを手がける株式会社サクシードなど。グループの総合力により、価値ある不動産資産の形成支援、ひいては未来のまちづくりを推進してきました。

それらグループのバックオフィス業務を取りまとめているのが、株式会社丸八アセットマネージメントです。同社の経理業務について、渡邊様は次のように語ります。

「借主様の入居・退去に合わせて手続きが発生するため、物件管理部門における経理業務がもっとも多くなります。

契約金・家賃等の入金管理やリフォーム代金の請求処理に関しては、賃貸管理システムを利用して行い、オーナー様へお支払・ご請求まで行っております。一方、取引業者様をはじめとするリフォーム工事請求書などの支払業務や、退去精算に伴う借主様への返金業務など、支払に関しては多くの経理処理を対応しております。

そうした支払の確認・取りまとめ処理が、13,000戸を管理させていただく中で日々発生しているような状況です」

渡邊様の言葉を受けて山浦様は、不動産業界ならではのある事情について触れます。

「不動産業界には『繁忙期』があります。就職や転勤、入学などの転機が重なる4月に向け、引っ越し需要が集中するというものです。当社でも年間に発生する退去件数のうち約半数が、1月から4月までの4カ月間に集中しています。

オーナー様の立場に立って考えると、このハイシーズンの入居需要を逃してはなりません。そこで退去が決まったお部屋は、次の入居を誘致できる状態にできるだけ早く戻す必要があるのです」

次なる入居者の募集を早めるために、退去や原状回復にまつわる社内の事務処理をスピーディに行いたいと考えていました。そのために、経理業務の自動化やペーパーレス化を考えはじめていたといいます。

「これだけ膨大な作業を毎月毎月繰り返すのは、その時間との闘いです。その中でだんだんと業務が属人化してしまった部分もありました。

課題意識がありながらも、何から着手すればいいのか分からないような状態で……。専門家のアドバイスを求めていたとき、『We willさんという、経理の伴走支援をしてくれる会社がある』と、ある社員が話をもってきてくれたのです。

経理業務の整理と再構築を行ってくださるとのことで、さっそく相談に乗ってもらいました」と山浦様は、苦しい胸の内を教えてくださいました。

膨大な数の処理を行うがために煩雑化し、属人化しやすくなっていた経理業務。まずはその整理を委任いただく形で2020年2月、We willとのパートナーシップを結んでいただきました。

毎月1,000枚近く整理管理していた証憑をペーパーレス化!丸3日かかっていた請求書の突合作業が1日以内で完了

経理業務の整理は、どのように行っていったのでしょうか?当時の様子を、渡邊様に聞きました。

「まずは業務の見える化をしたいと、マニュアルの作成をWe will 黒野さんに相談しました。すると『業務の棚卸しを行いながら、ガントチャートを作りましょう。それそのものがマニュアルとタスク管理の役割を果たしてくれますよ』とご提案をいただいたのです」

「なるほど、と思いましたね」と山浦様。「ガントチャートにすれば、誰が何の業務をいつまでに終えようとしていて、今はどの業務を行っているのか一目瞭然だからです。

メンバー同士、お互いの業務を共有できるようになりますよね。自分のやり方やスピードが他のメンバーと比べて適正かどうかも確認でき、チーム内の安心感にもつながります。

ガントチャートの運用を始めたころから、経理部門内みずから『業務を改善していこう!』という気運が高まりました。We willさんとのパートナーシップが社内の意識変革のきっかけにもなったと感じています」

We willでは、丸八不動産グループ様の経理業務を一部代行しながら、ガントチャートに業務内容を整理していきました。また、実際に経理担当者様に使ってもらう中で活用状況を確認、カスタマイズ。現在は経理担当者様が日常業務を進めるにあたり、必要不可欠なツールとなっています。

ガントチャートのイメージ、進行中のタスクと完了したタスクがひと目で分かる。

丸八不動産グループ様では業務の整理と合わせて、かねてから課題意識のあったペーパーレス化も進めていきました。

「まずは請求業務のペーパーレス化からはじめました。当社への請求書は、書面での郵送からメール添付のPDF形式で送ってもらうようにしたのです。これにより、電子データとして会計処理を進めやすくしました」と渡邊様。

続けて、大きな成果が見られたある工程のペーパーレス化についても教えてくださいました。

「実は、毎月1,000枚近く提出されてくる発注書・検収書の整理保管・突合業務を削減できたことが大きな成果だったと思います。

以前は、原状回復やリフォームにかかった工事代の請求書突合を手作業で行っていました。請求書が届いたら、業者ごとにすぐ突合できるように、業者別・発注番号順などで整理保管し、請求書の内容とあっているかを担当者が目視で確認していたのです。

We willさんには、この請求書突合をデータ活用によって効率化していただきました。工事番号と各証憑をひもつけ管理することで、システム上で請求内容の成否を判断できるようなりました。

発注書と検収書も、以前のようにこと細かに分類して保管する必要もなくなり、丸3日かかっていた請求書の突合作業も今では1日もかからないほどにまで短縮できています」

We willでは、丸八不動産グループ様がGoogleのサービスをグループウェアとして活用していることに着目。同じくGoogleのサービスを使用することで、低コストかつ利便性・拡張性の高い請求書突合システムを構築しました。

創立50周年を目前に、より高付加価値な資産形成とまちづくりを

業務の整理とペーパーレス化を同時並行することで、経理作業を円滑に回る仕組みを整え始めた丸八不動産グループ様。今後はどのようになっていきたいでしょうか?山浦様は、次のように語ります。

「丸八不動産グループは、お陰様で2025年に創立50周年を迎えます。実は、管理戸数が1万を超えたとき、2025年までに管理戸数を2万戸にするという大きな目標を立てました。経理業務を効率化しなければ、到底達成できない数字でしょう。そのようなタイミングでもあったので、We willさんに伴走支援をしていただけたのは、大変ありがたいことでした。

コロナ禍で生活様式が大きく変わる中、私たち不動産業界も変化を求められています。より付加価値あるサービスをスピーディに提供できなければなりません。さらには、賃貸物件の契約業務がオンライン上で行えるようになるなど、DXの波が訪れています。社内のデジタル化を進めDXの波に乗らなければ、企業として生き残れない時代が来ているといっても過言ではありません。

その中で経理業務の効率化は当社としても重要な経営課題です。これからもWe willさんと連携を深め、丸八不動産グループだからこそできるサービスを追求していきたいと考えています。

\私が担当しました!/

支援当初から現在まで、丸八アセットマネージメント様での経理業務を私自身も代行させていただいています。そうすることで、第三者目線で業務を把握し、効率化のご提案ができました。渡邊課長はじめ、経理課の皆様にご理解・ご協力いただけたおかげで、課題に対する解決策が高い解像度で実現できたと考えています。引き続き伴走させていただきながら、今後は、総務・労務領域も含めたグループ全体のバックオフィスのアップデートに貢献できればと考えています!

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